Korduma kippuvad küsimused
Kogusime siia kõige sagedasemad küsimused ERP juurutamise ja Odoo kohta.
Vastused põhinevad Tartu Ülikoolis välja töötatud juurutusraamistikul, Odoo ametlikul juurutusmetoodikal ja meie praktilisel kogemusel.
Kui mõni küsimus jäi siiski vastuseta:
Kõige olulisemad edutegurid on selged eesmärgid, äriprotsesside ümberkujundamine, juhtkonna eestvedamine, muudatuste juhtimine ja kasutajate koolitamine.
Teaduskirjandusest kaardistatud 72 edutegurit koonduvad 11 rühma: kõige sagedamini mainitud üksik tegur on muudatuste juhtimine. Tehnilised tegurid on olulised, kuid nendest üksinda ei piisa.
Ei. ERP juurutamine ei ole tarkvaraprojekt, vaid organisatsiooniline muutus, mis käib käsikäes äriprotsesside parendamise ja digitaliseerimisega. Seetõttu ei piisa puhtalt tehnilisest partnerist – vaja on partnerit, kes mõistab äriprotsesse ja muudatuste juhtimist sama hästi kui tarkvara.
Juhtkonna aktiivne eestvedamine on üks tugevaima mõjuga edutegureid: ilma selleta kaob projektil suund ja meeskonna motivatsioon. Kui juhtkond toetab projekti ka keerulistel hetkedel, jõuab see tõenäolisemalt tulemuseni; kui tugi puudub, mõjutab see negatiivselt kogu organisatsiooni.
Erinevate uuringute põhjal ei saavuta 55–75% ERP-projektidest oma algseid eesmärke. Peamine põhjus ei ole tehnilistes, vaid organisatsioonilistes tegurites: ebaselged eesmärgid, korrastamata äriprotsessid ja inimeste vähene kaasamine. Teaduskirjanduse analüüs näitab, et kaheksa kümnest kõige olulisemast edutegurist on organisatsioonilised, mitte tehnilised.
Peakasutaja on inimene, kes ühendab ettevõtte äriprotsesside tundmise ja Odoo-oskuse ning on esimene tugi organisatsioonis. Ilma peakasutajata jääb ka hästi juurutatud ERP alakasutatuks. Enamikul väiketiimidel sellist rolli majas ei ole – seepärast pakume peakasutajateenust, kus täidame seda rolli enda klientide juures.
Maksumus sõltub projekti ulatusest: moodulite arvust, protsesside keerukusest ja vajalikest kohandustest. Meie pakume juurutust fikseeritud hinnaga, nii et maksumus on teada juba enne algust – see erineb turul levinud tunnipõhisest mudelist, kus lõpphind on ettearvamatu. Suurim varjatud kulu on tavaliselt eriarendused: juurutuse käigus selguvad uued vajadused võivad suurendada juurutuse eelarvet ja toovad kaasa ka teatud hooldusvajaduse tarkvara käigushoidmisel.
Projekti alguses on vajalik selgelt defineerida eesmärgid ja projekti ulatus, millest projekti elluviimisel kinni pidada. Võrdse kaaluga on organisatsiooni sisese ajalise ja inimressursi olemasolu ning ERP-projekti prioritiseerimine selle elluviimise ajal. Vältida tuleks mugavusarendusi ja -kohandusi, mille tegelikku vajadust ja loodavat väärtust juurutamise faasis sageli ei osata sageli adekvaatselt hinnata, kuna tarkvara ja töövoogudega puudub veel kasutajatel piisav kogemus.
Edukaks juurutuseks on enamasti vaja pühendunud peakasutajat (otsustusõigusega), juhtkonna tuge ja valdkonna võtmekasutajaid. Otsustajate ring tasub hoida väike, et otsused liiguksid kiiresti – liiga palju kaasatuid aeglustab projekti. Laiem ring kasutajaid tuleks kaasata juba testimise ja implementeerimise faasis, mil on oluline saada kasutajate tagasisidet ning neid varakult "pardale kutsuda".
Go-live on hetk, mil ettevõte võtab süsteemi päriselt kasutusele. Sujuvaks üleminekuks peavad võtmekasutajad olema süsteemi põhjalikult testinud ja meeskond koolitatud. Go-live'i ei tasu edasi lükata täiuslikkuse ootuses – parem on käivitada õigel ajal ja lahendada probleemid kiiresti jooksvalt.
Odoo on modulaarne ERP-tarkvara, mis ühendab müügi, ostu, lao, tootmise, raamatupidamise ja muud äriprotsessid ühte süsteemi. Modulaarsuse ja madala sisenemiskulu tõttu sobib see hästi kasvavatele väike- ja keskmise suurusega ettevõtetele. Mooduleid, funktsionaalsuseid ja kasutajaid saab lisada järk-järgult, vastavalt vajadusele.
Odoo on kasutajasõbralikum ja modulaarsem kui traditsioonilised ERP-d, mis võimaldab ühel inimesel tunda korraga nii äri kui süsteemi. See teeb juurutuse kiiremaks ja soodsamaks ning vähendab sõltuvust suurest konsultantide meeskonnast.
Jah. Odoos on eestikeelne kasutajaliides ja Eesti raamatupidamise lokalisatsioon: kohalik kontoplaan, käibemaksuseadistus ja aruandlus. Nii saab Odoot kasutada Eesti nõuete järgi ilma eraldi raamatupidamistarkvarata.
Seejuures kohandub Odoo kasutajaliides nii kasutaja kui kliendi keele eelistusega - iga kasutaja valib ise keele, milles tal on kõige mugavam Odood kasutada, samal ajal on kliendile edastatavad dokumendid (näiteks müügipakkumised, müügiarved) alati iga kliendi keeles.
Väike- ja keskmise suurusega ettevõtte Odoo juurutus kestab tüüpiliselt 2–6 kuud. Ajakava jaguneb faasidesse: analüüs ja ettevalmistus, seadistamine ja arendused (suurim osa ajast), go-live ning tugi. Kestvust mõjutavad enim protsesside keerukus ja kohanduste hulk, mitte niivõrd ettevõtte suurus.
Jah. Odoot saab liidestada pankade, e-poe, laoseadmete ja paljude muude süsteemidega, et andmed liiguksid automaatselt ilma käsitsi ülekandmiseta. Kui sobivat standardliidest pole, arendame vajaliku integratsiooni – alati lähtudes sellest, kas see annab äriprotsessile reaalset väärtust.
Jah. Odoo on loodud modulaarsena, nii et alustada saab üksikute moodulitega ja laieneda hiljem. Enamik alla 20–30 kasutajaga ettevõtteid saab Odoot kasutada suures osas standardkujul, ilma mahukate arendusteta.
Projekti lõpp ei ole finiš, vaid koht, kus päris väärtus alles algab. Kui süsteem on käivitunud, keskendume kasutajate toele, jooksvate küsimuste lahendamisele ja süsteemi järkjärgulisele täiendamisele. Kogemus näitab, et vajadused muutuvad kasutamise käigus – osa algselt planeeritud arendustest osutub ebavajalikuks ja tekivad uued võimalused, mida koos edasi arendame.
Kas oled valmis liituma 28 miljoni kasutajaga üle maailma?
Räägime läbi, kus su ettevõte täna on ja kuidas Odoo saaks aidata. Esmane konsultatsioon on tasuta ja ilma täiendavate kohustusteta — meie silm särab ka siis, kui saame sind kasvõi õige teeotsa peale juhatada!